Reconstituer votre part de seances et votre part d'entrees a la main

Vous devez produire vous-même la part de séances et la part d’entrées Art et Essai de votre établissement. L’enjeu n’est pas le calcul, mais l’organisation des pièces et l’application cohérente de règles stables toute l’année. Avec une procédure unique, vous évitez recomptages et oublis, et vous retrouvez vite chaque hypothèse sur demande.

Ce guide décrit une méthode manuelle, vérifiable et reproductible, fondée sur vos bordereaux de recettes, vos exports de billetterie et la liste des films recommandés établie par le collège de recommandation du Centre national du cinéma et de l’image animée. Au terme du processus, vous disposez d’un tableau qui couvre l’année et prépare le dossier annuel de classement.

Rassembler les pièces avant de compter quoi que ce soit

Bordereaux hebdomadaires de recettes et exports de billetterie

Partez des documents qui engagent la salle. Les bordereaux hebdomadaires de recettes de la semaine cinématographique sont la référence pour recettes, entrées et visas déclarés. Les exports de billetterie, séance par séance, détaillent séances, films, entrées, tarifs et, si votre logiciel le permet, le visa d’exploitation. Les deux sont complémentaires.

• Bordereaux hebdomadaires de recettes signés et classés par semaine.
• Exports de billetterie: liste des séances avec date, heure, salle, film, entrées par séance, catégories tarifaires, et idéalement visa d’exploitation.
• Récapitulatif annuel d’entrées et de recettes si votre billetterie l’édite, pour recoupement.

Avant tout calcul, vérifiez que chaque semaine présente dans l’export billetterie correspond à un bordereau. En cas d’écart, mettez de côté la semaine et documentez l’anomalie: séance manquante, fusion de séances, correction de caisse. Ce contrôle évite des allers-retours lors du dossier annuel de classement.

Grilles de programmation et séances qui ne passent pas par la caisse

La billetterie ne suffit pas. Certaines séances existent dans la grille sans billets: dispositifs d’éducation à l’image, séances scolaires réglées par convention, régie interne, événements d’une association partenaire. Rassemblez la grille affichée en caisse et les conventions signées.

Pour chaque semaine, dressez la liste des séances prévues et rapprochez-la des séances réellement vendues. Les séances hors billetterie doivent figurer dans votre tableau de suivi, avec leurs entrées si elles sont connues, sinon avec la mention de la convention. Vous évitez ainsi de sous-estimer la part de séances Art et Essai quand un film recommandé est programmé pour des scolaires ou dans un dispositif national d’éducation à l’image.

Identifier les films recommandés, œuvre par œuvre

Passer par le visa d’exploitation plutôt que par le titre affiché

Un même titre peut recouvrir des œuvres différentes selon versions, durées et pays. L’identifiant stable est le visa d’exploitation prévu par l’article L. 211-1 du code du cinéma et de l’image animée. Référencez chaque séance par son visa, pas par l’intitulé de caisse. En pratique: récupérez le visa depuis le bordereau ou l’export billetterie, et, si besoin, contrôlez vos intitulés internes.

La liste des films recommandés Art et Essai du collège de recommandation se lit œuvre par œuvre. L’appariement sur visa évite les confusions entre version courte et longue, doublée et originale, reprise restaurée et exploitation initiale. Si vous devez documenter l’identification, citez le visa sur la ligne de séance et archivez le bordereau de la semaine.

Pour un rappel réglementaire, consultez le code sur le site Légifrance. Le calcul de l’indice Art et Essai repose sur la recommandation de l’œuvre, pas sur son succès en caisse ni sa durée.

Reprises, versions restaurées et courts métrages

Traitez les reprises et versions restaurées comme des œuvres distinctes si elles disposent d’un visa spécifique. Un film recommandé à sa sortie ne l’est pas nécessairement lors d’une reprise, et l’inverse est possible. Pour les programmes de courts, deux cas: si le programme a un visa unique et figure dans la liste des films recommandés Art et Essai, traitez-le comme une seule œuvre; s’il agrège des œuvres aux visas distincts, documentez la composition et appliquez une règle interne constante d’une année à l’autre, en l’explicitant dans le dossier annuel de classement.

En cas de libellé de caisse ambigu, remontez à l’affiche-programme et au visa déclaré sur le bordereau de recettes. Cet appariement exact sécurise le calcul de la part de séances Art et Essai et des labels Jeune Public, Patrimoine et Répertoire, Recherche et Découverte.

Compter les séances: ce qui entre dans le total

Séances tout public, séances scolaires, séances privatisées

La part de séances se calcule sur les séances effectivement projetées dans la période considérée. Comptez dans le dénominateur les séances tout public vendues en billetterie et les séances relevant des dispositifs d’éducation à l’image ou des conventions scolaires, dès lors qu’il y a eu projection. Les privatisations sans objet culturel explicite ou les locations sans projection n’entrent pas dans le champ: conservez-les hors tableau.

Si une même séance horaire est projetée simultanément sur deux écrans, comptez deux séances. Si vous doublez une séance par ajout d’un horaire, comptez les deux. Gardez une règle constante d’une saison à l’autre pour éviter des écarts méthodologiques.

Avant premières, séances accompagnées, séances annulées

Les avant premières postérieures à la délivrance du visa d’exploitation entrent dans le compte. Une séance accompagnée par un intervenant ne change pas de statut: elle se classe selon la recommandation du film et, le cas échéant, du label. Une séance annulée ne compte pas; une séance reportée se compte à sa date réelle. Notez systématiquement l’exception dans votre tableau.

Pour aller plus loin sur les pièges récurrents, voyez sept erreurs de comptage qui abaissent votre indice.

Compter les entrées et rapprocher les deux résultats

Entrées payantes, tarifs réduits, entrées des dispositifs scolaires

La part d’entrées se calcule film par film. Additionnez les entrées de chaque séance d’une même œuvre, toutes catégories tarifaires confondues, puis rapportez au total d’entrées de la période. Incluez les séances scolaires et dispositifs d’éducation à l’image quand elles ont donné lieu à comptage d’entrées ou à un relevé dans la convention. Les réductions n’affectent pas le numérateur: seule compte l’entrée enregistrée.

La part d’entrées diverge souvent de la part de séances. Un film recommandé programmé sur des créneaux faibles peut porter 30 pour cent des séances d’une semaine et ne représenter que quelques pour cent des entrées. C’est normal: vous mesurez deux réalités différentes. Documentez vos hypothèses quand une séance existe hors billetterie et que le nombre d’entrées provient d’une convention.

Vérifier la cohérence avec les recettes déclarées

Contrôlez la somme des entrées film par film avec vos bordereaux hebdomadaires de recettes. Le total annuel des entrées doit recouper le cumul des semaines déclarées. En cas d’écart, expliquez-le dans votre tableau: correction de saisie, séance annulée non purgée de l’export, fusion de séances en fin de soirée. Un contrôle par semaine évite des écarts impossibles à justifier en fin d’année.

Ce rapprochement sécurise votre calcul d’indice Art et Essai et renforce la crédibilité de la part de séances et de la part d’entrées dans le dossier annuel de classement. Avant la remise, passez par la checklist avant le dépôt du dossier annuel pour verrouiller les derniers points.

Construire un tableau de suivi qui tienne toute l’année

Une ligne par séance, une colonne par critère

Le bon granulaire est la séance. Une ligne par séance facilite les contrôles et les regroupements. Créez un tableau avec les colonnes minimales suivantes et ajoutez celles utiles à votre contexte. Évitez les cellules fusionnées: tout doit se filtrer et se sommer sans retraitement.

• Date de séance, heure, salle ou écran.
• Film et visa d’exploitation, pays, durée si vous la suivez.
• Statut de recommandation Art et Essai, label éventuel: Jeune Public, Patrimoine et Répertoire, Recherche et Découverte.
• Type de séance: tout public, scolaire, dispositif, accompagnée, privatisation.
• Entrées de la séance, dont scolaires si suivi séparé, et note si hors billetterie.
• Cases calculées: part de séances Art et Essai, part d’entrées Art et Essai sur la période affichée.

Ajoutez une zone “observations” pour les cas limites: visa en attente lors de l’avant première, fusion de séances, erreur corrigée en caisse. Des remarques courtes et datées vous aideront à expliquer un écart localisé lors de l’assemblage du dossier.

Le calcul glissant plutôt que le calcul annuel

Ne recalcultez pas une fois l’an: passez en glissant et mettez à jour chaque semaine après saisie du bordereau de recettes. Votre tableur calcule instantanément la part de séances et la part d’entrées sur l’année en cours, ou sur douze mois glissants. Vous voyez l’impact d’un week-end faible ou d’une série de scolaires sur l’indice Art et Essai, sans repartir de zéro.

Ce suivi continu permet d’anticiper les arbitrages de grille. Pour un comparatif de méthodes, voyez trois manières de suivre son indice en cours d’année. L’objectif est un tableau simple, vérifiable, qui bascule sans douleur dans le dossier annuel de classement à l’échéance.

Passer du comptage au pilotage

Connaître vos ratios en octobre ne change plus rien à la saison. Les connaître en février change une négociation de grille avec un distributeur. Le prolongement logique de la méthode manuelle est la simulation: vous saisissez une grille envisagée, film recommandé par film recommandé, avec des hypothèses d’entrées réalistes, et vous lisez l’indice résultant, y compris le poids des labels Jeune Public, Patrimoine et Répertoire, Recherche et Découverte.

En interne, dupliquez votre feuille et collez-y une semaine hypothétique. Si vous préférez un outil qui apparie automatiquement visas, recommandations et labels à partir des bordereaux et exports de billetterie, regardez le suivi des séances dans Seancier. L’intérêt est l’alerte de décrochage lancée assez tôt pour corriger avec des films recommandés réellement disponibles dans votre région. Votre engagement de programmation reste votre choix, éclairé par un calcul que vous maîtrisez.

En synthèse: une méthode qui documente et prépare la suite

Rassemblez d’abord les pièces: bordereau de recettes, billetterie, grille et conventions. Identifiez ensuite chaque œuvre par son visa d’exploitation, puis comptez les séances et les entrées avec une règle stable et documentée. Alimentez un tableau glissant mis à jour chaque semaine, capable de sortir à tout instant votre part de séances art et essai et votre part d’entrées, prêtes pour le dossier annuel de classement.

Ce socle manuel suffit pour décider, film par film, où vous en êtes de votre calcul d’indice Art et Essai. Pour passer du constat au pilotage prospectif, la simulation de grille avant arbitrage avec un distributeur est la suite naturelle. Elle réduit l’incertitude au moment clé et évite le recomptage de fin d’année.